Zakres obowiązków
Zadania w zakresie sekretariatu:
1) Obsługa sekretariatu;
2) Przyjmowanie i rozdzielanie zgodnie z dekretacją Dyrektora wszelkiej korespondencji przychodzącej z zewnątrz;
3) Przyjmowanie korespondencji do wysyłania, przedkładanie jej do podpisu Dyrektorowi lub osobom upoważnionym do podpisu, odpowiednie zarejestrowanie jej oraz dokonanie wysyłki zgodnie z instrukcją kancelaryjną;
4) Prowadzenie ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej;
5) Na polecenie Dyrektora prowadzenie spraw urzędowych;
6) Na polecenie Dyrektora formułowanie pism urzędowych, regulaminów, zarządzeń;
7) Prowadzenie rejestrów zarządzeń, umów, skarg i wniosków, pełnomocnictw oraz książki kontroli;
8) Prowadzenie BIP;
9) Zapewnienie odpowiedniego przepływu informacji i dokumentów.
Zadania w zakresie administracyjnym:
1) Przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji administracyjnej (umowy, protokoły, rejestry);
2) Nadzór nad prawidłowym przebiegiem usług firm współpracujących w zakresie zadań administracyjnych;
3) Organizowanie bieżących napraw i konserwacji w obiektach Teatru;
4) Zarządzanie obiektem i jego infrastrukturą: monitorowanie stanu budynku i instalacji, organizacja i koordynacja przeglądów technicznych (okresowych, rocznych, pięcioletnich);
5) Zapewnienie sprawnego funkcjonowania obiektu nadzór techniczny, organizacyjny i administracyjny;
6) Prowadzenie dokumentacji dotyczącej użytkowanych nieruchomości oraz środków transportu Teatru;
7) Monitorowanie kosztów eksploatacyjnych;
8) Realizacja zadań zgodnie z Prawem Zamówień Publicznych oraz sporządzanie wymaganej w tym zakresie dokumentacji;
9) Organizacja pracy osób sprzątających i portierów;
10) Nadzór nad zaopatrzeniem pracowników w środki pracy, odzież roboczą, ochronną, środki czystości i higieny;
11) Prowadzenie ewidencji ruchu niskocennych środków trwałych i innego wyposażenia;
12) Terminowe i rzetelne przeprowadzaniem inwentaryzacji metodą spisu z natury zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami;
13) Prowadzenie sprawozdawczości w zakresie zajmowanego stanowiska.
Wymagania
- Wykształcenie: średnie ogólnokształcące
- Doświadczenie: lata: 2
- Wymagania: Obsługa pakietu MS Office
- Umiejętność redagowania pism i dokumentów urzędowych, sprawna obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej, wiedza z zakresu administrowania budynkami. Dodatkowo mile widziane: doświadczenie w pracy w instytucji o podobnym profilu, znajomość prawa zamówień publicznych oraz doświadczenie w prowadzeniu postępowań przetargowych, opracowywanie planu zakupów oraz planu postępowań, doświadczenie w zarządzaniu obiektem lub infrastrukturą techniczną.
Warunki pracy
- Rodzaj umowy: Umowa o pracę na okres próbny
- Wymiar etatu: 1
- Zmianowość: jedna zmiana
- Data rozpoczęcia: 01.09.2026